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      大型活動的組織及管理|廣州活動策劃

      發布日期:2022-12-13

      文章摘要

        拓源認為隨著文化市場的逐步繁榮,以及營銷、公關等市場手段的不斷豐富和創新,以舉辦大型活動為形式的營銷措施越來越多的被企業運用,處于市場前沿的媒體也不例外,舉辦主題...

        拓源認為 隨著文化市場的逐步繁榮,以及營銷、公關等市場手段的不斷豐富和創新,以舉辦大型活動為形式的營銷措施越來越多的被企業運用,處于市場前沿的媒體也不例外,舉辦主題活動已成為各家報刊社甚至新聞網站擴大品牌影響力,增加廣告收入,培養忠實讀者,提升競爭力的有力手段。在這些大型活動的背后,很多組織者和承辦方苦于經驗和管理上的不足,造成超強的體力和腦力壓力以及各種突發事件帶來的財務預算超支和經濟損失。筆者作為大賽總調度,有幸參加了整個活動的策劃和組織,并具體負責全部活動的后勤保障和現場調度,對媒體大型活動的組織有了一點膚淺的認識,下面結合自己在時尚文化節活動中的工作經驗和教訓,簡要談談媒體大型活動組織和管理的一些具體方法和技巧。

        一、前期計劃

        根據項目管理學的理論,大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。具有鮮明的目的性、周密的計劃性、廣泛的社會傳播性、嚴密的操作性和經濟社會效益性。

        要保證大型活動的完美實施,前期周密的計劃是不可或缺的重要保證。新報社在舉辦時尚文化節前,對整個活動的計劃進行了反反復復的論證,大到活動經費的籌集,小到舞臺裝修需要多少盒圖釘都進行了仔細的研究,最終確立了一個完備的策劃案。當初有很多同志認為反復的論證有些多余,認為是紙上談兵,應該邊著手邊完善,不要在冗長的會議中浪費時間和空談?,F在看來,歷時10天,演出上百場次,觀眾多達數萬人的時尚文化節圓滿舉辦,沒有出現任何意外情況,正是得益于前期充分的計劃和準備。而具體來說,在活動策劃之初,以下幾點需要重點考慮:

        1、提出活動設想,明確活動性質、目的和任務。

        2、根據活動的設想,提出活動的初步計劃,初步擬定活動的內容、規模大小,初步確定活動的地點和參加人數。

        3、根據初步活動的計劃選擇活動的地點,并根據場所現實條件,決定場所布置。

        4、根據初步活動計劃,初步確定參加活動的人選及選擇方法。

        5、考慮所需輔助人員的人數及來源。

        6、在確定以上各項內容之后,根據活動場所布置要求、活動內容的安排、活動規模的大小、活動時間的長短和參與活動人數的多寡,作出較為詳盡的活動經費預算。

        7、對初步活動的計劃方案進行充分論證、修改,制定出最終的活動方案和活動計劃,寫出活動計劃書。計劃書的內容具體包括:活動的性質、目的和任務,活動規模大小和參與活動的人數,活動的舉辦日期、內容、時間和程序的安排,活動的地點和現場布置,活動的后勤輔助人員計劃選擇及安排,活動主持人選、禮儀,活動經費預算及分配,活動的交通及食宿安排等。

        二、活動籌備

        大型活動的舉辦涉及面廣,需要準備的物資和事項繁多,活動的籌備工作難度大,是整個活動成功與否的一大關鍵。“首屆貴州時尚文化節”的核心內容是16個項目的時尚大賽和一臺時尚文藝晚會,其中16個項目賽對場地、道具以及燈光音響的要求各有不同,很多項目的比賽如攀巖、網球、自行車攀爬等還要求專業的場地和道具,為此,整個活動的籌備工作牽涉面非常廣,需要聯系和準備的事項非常多??紤]到自身經驗不足,我們前期籌備工作適當放寬了時限,花了近1個月時間去聯系場館、準備道具、聘請禮儀和制作舞臺背景。事后總結經驗,將活動籌備的重點事項和程序進行了歸納,以便以后按圖索驥,有備無患:

        (一)、辦理審批手續

        這是很多媒體活動組織者容易忽視的問題,我們舉辦時尚大賽開始也沒有考慮到活動需要有關部門的審批,一度被相關部門問責,差點陷入僵局,所幸報社總編輯及時出面干預,危機公關,才得以順利開展。

        根據《中華人民共和國行政許可法》規定,公民、法人或者其他組織從事特定活動,依法需要取得行政許可的,應當向行政機關提出申請,待取得相關部門批準后方可實施。對于媒體舉辦的常見大型活動,需要報批的主要有文化廳(局)、體育局、公安、消防和環衛四個部門,其他的申報行政機關也有可能出現,但通常機會比較少。具體來說,在辦理活動審批手續過程中,特別要注意的是需要準備活動場所的平面示意圖以及《活動安全保衛工作方案》。根據經驗,我們在舉辦活動之前一定要多方考慮,多方咨詢,特別是活動中有特殊內容時一定要預先征得相關部門的同意,以免出現不必要的麻煩。

        (二)、聯系場地,確定合作方,簽訂相關合同。

        媒體舉辦大型文體活動,不可能什么東西都由自己親力親為,活動要上檔次上標準,我們還得和專業的項目運作方進行合作?;顒踊I備期間,我們必須多方比較,確定合適的場館,選擇專業的廣告制作、舞臺搭建、燈光音響、慶典禮儀等合作公司,要求他們按要求準備活動的方方面面。這里需要說明的是,為了保證活動的順利開展,并依法維護各方的正當權益,我們在聯系相關事項時一定要簽訂合同,約定各自的責、權、利。

        (三)、準備活動物資

        大型活動需要的物資很多,大到交通工具,小到嘉賓禮花,都需要在活動籌備期間準備妥當。“貴州首屆時尚文化節”專門成立一個活動籌備組,負責相關事項的準備,籌備組反復的討論,仔細分析了活動的每一個環節,對活動需要的物資一一登記,最后落實專人進行租賃和購買。需要注意的是,一些專用物資比如刻上大賽名稱的獎品、獎杯等需要專門定制,一定要提前準備,并仔細驗收,不要臨到場拿不出東西或者出現差數、東西損壞、名稱錯誤,就會為整個活動帶來極壞的影響。“時尚文化節頒獎文藝晚會”就差點犯了一個這樣的錯誤,由于負責準備獎杯的同志工作疏忽,沒有對所有的獎杯進行檢查,差點將其中一個損壞的獎杯拿上頒獎臺。所幸在頒獎開始前筆者及時發現并備有替用,才沒有當眾出丑。

        (四)、擬定活動實施計劃。

        凡事預則立,不預則廢?;顒訉嵤┯媱澥怯行f調各項工作、推動各項工作順利進行的重要工具,是項目管理活動的首要環節。抓住這個環節,就可以提挈全局?;顒訉嵤┯媱澲饕ㄒ韵聨醉梼热荩?/p>

        1、實施方案。是為了活動項目最終實現而制定的實施方案,要說明以什么方法組織實施活動,需要做什么樣的工作,如何利用各方面資源達到最佳效果等。

        2、 人員組織計劃。主要表明各子項目中的各項工作由誰來負責,以及相互關系??梢圆捎每驁D式構架,各項工作、負責人、具體情況等內容都集中在一起,制作一個人員組織計劃表,讓工作人員一目了然。

        3、 活動進度計劃。根據活動的正式開始時間,對各項任務列定工作進程計劃。

        4、 財務預算計劃。詳細列出活動實施過程中的各項費用預算。

        5、 物資管理計劃。因為在每次活動過程中都會產生很多的相關文件、檔案或者專用物品,這些文件檔案在整個活動過程中的作用非常關鍵,可以說是活動賴以開展的前提條件。所以對于文件和檔案的管理在活動籌備前期就要安排妥當,最好安排專人負責。

        6、通訊聯絡計劃。由于很多大型活動都有小的分場地,各地項目之間的及時通訊和聯絡對于整個活動的完美開展相當重要。本次時尚文化節共有16個分項目,每個項目都有一個具體責任人,為方便聯絡,籌備組專門準備了一套步話器,在項目負責人和總調度間建立了專線聯系。

        7、 應急計劃。大型活動一般都具有籌備時間長、涉及人員多等特點,在這個過程中難以保證每個人都不出問題、每件事情都進展順利。所以,一份相對嚴密的應急計劃還是不能少的。

        三、活動實施

        活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分,活動的成敗就在此。為了提高活動實施階段的管理效率,我們建議實施程序化管理,樹立一種科學的管理意識,才能對整個大型活動進行有效控制。

        (一)、活動現場執行管理需要注意的問題

        1、活動前期準備不足造成的現場事物的漏缺。在時尚文化節cosplay比賽中,由于前期準備不足,裁判打分的簽字筆用完后沒有跟上,一度停頓了幾分鐘,為整個比賽留下了遺憾。

        2、活動現場分工不明確導致管理混亂。本次文化節在貴陽中天花園進行,有兩個車輛入口,由于分工不明,導致其中一個入口的嘉賓車輛沒有專門的保安人員引導,成為活動組織的一個深刻教訓。

        3、對現場突發事件的處理缺乏一定的準備和技巧。在陀螺比賽中,一些參賽隊員私自拿走了比賽專用陀螺,導致決賽時道具不夠,而項目負責人沒有處理經驗,一度造成混亂。

        (二)、現場執行管理

        由于活動現場的參與人員數量大、事物繁雜,所以如何控制好現場的各項工作,保證活動的順利進行,對于活動的管理者來說也是一個極大的挑戰。為了提高活動實施階段的管理效率,在此次時尚文化節中,我們實施了操作程序管理,根據活動參與者的角色來分配管理工作,分工明確、各負其責。即根據參與活動者的不同身份把現場的管理任務分為若干方面,安排專人負責每一參與角色群體的相關事務,最后由項目總調度來統一管理各個方面的負責人,協調和控制整個現場工作。

        1、確定管理主體

        就是對參與活動的全體人員進行科學的群體角色劃分,這也是實施操作活動現場工作的基礎,我們在角色劃分的過程中既要注意角色的獨立性,又要注意角色所內含工作的系統性和聯系性。

       ?、倩顒拥慕M織單位:主要包括活動的主辦方、承辦方、協辦方等參與活動整體策劃和運作的單位和個人。不管是在程序上,還是事件的實際處理過程中,活動的組織各方都需要很緊密的合作與聯系,對于他們的管理和協調亦非常重要。

       ?、趫鲳^單位:主要是指場地的所有者或管理者。本次文化節分別在中天花園、省軍體校和省委大禮堂三個地方舉辦,我們為每一個城管單位都指定了一個固定聯系人,負責道具提供、保安配合、車輛停放安排等協調工作,他們在整個活動的進程中充分扮演著活動實際操作過程中的把關和配合角色。

       ?、垩輪T、主持和選手:這方面主要包括參與活動的演員、主持人、參賽的選手、參加討論的發言人等活動的表現主體人員,需要專門的工作人員與其對接和服務,主要包括安排化妝間、排定上臺順序和候演等。

       ?、芪枧_、燈光、音響:主要包括舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調試等幾個方面的工作人員。這些都屬于活動的基礎設備,而且具有很強的聯系性,所以把對他們的管理專門劃為一方面。

       ?、菁钨e、觀眾:主要包括到場的領導、嘉賓、評委、觀眾等幾方面的人員。對于某些大型的活動,因為參與嘉賓人數眾多,且與之相關的活動頻繁時,也可以把嘉賓和觀眾方分開進行管理。

       ?、廾襟w記者:主要包括活動邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。2、確定工作職能

        為每一個角色群體指定責任人,負責各種服務工作,具體的職能有:

       ?、俦O督和控制各種角色參與人員的到場和準備情況。例如舞臺燈光音響是否已經安裝和調試完畢,為領導嘉賓準備的筆、紙、水、名牌等是否齊備,演員是否到齊,媒體記者是否已安排妥當等;

       ?、谪撠煾鹘巧藛T之間的信息溝通。參與活動的各個方面都需要互相配合,各角色管理人員應當及時傳達他們之間的信息和各種配合要求;

       ?、圬撠熃鉀Q各角色群體提出的各種要求和出現的各種問題;

       ?、芗皶r向項目負責人報告工作進展情況;

       ?、莠F場出現的其他相關事務。

        (三)項目負責人制

        大型活動中,工作人員和參與人員都保持著高度的緊張,如果每個人都去“指手畫腳”,那么場面一定會非常的亂,只有大家都固定的聽從一個人的統一安排,互相配合,才能保證各項工作有條不紊的開展。本次時尚文化節持續時間長、分項目多、場館分散、觀眾較多,管理難度很大,經過精心策劃,我們推出了“項目負責人制”,有效保證了整個活動的順利開展。

        具體操作中,我們為16個分項目各自指定一個項目責任人,具體負責每一個分項目的管理工作,包括賽程設置、選手組織、場館租賃、裁判聘請、食宿安排、醫療救護等等相關工作?;顒又?,現場管理必須只能由其一人統一管理,而出現各分項目負責人不能處理或者需要其他項目組配合處理的情況,則可以告知項目總監,由項目總監和現場總調度統一調配,協作各分項目負責人處理。

        四、活動的完結

        這是每次活動的主辦方最容易疏忽的地方,往往活動開始前風風火火,活動進行中緊緊張張,可是到了活動結束之后,大家都有“終于可以松一口氣”的懈怠。每到這個時候,從負責人到工作人員都會有種事情終于完結的錯覺,有些工作人員甚至會和觀眾一起一走了之,完全忘了還有收尾工作要做,出現丟失物品的現象。

        為保證活動順利收尾,防止物品丟失,也為我們的辛苦劃上一個完美的句號,在活動開始之前一定要把收尾工作安排妥當,分配到人,責任明確。“貴州首屆時尚文化節”中,我們專門安排了善后工作組,并為每一個工作人員指定了工作范圍,明確了工作要求。由于實現考慮周全,安排得到,每一個大賽項目完成后,善后工作組都迅速疏散人群,清掃現場,為場館提供方和廣大群眾留下了較好的印象。

        而具體的善后工作,我們可以按照以下程序操作:

        1、人員疏散(交通,食宿)。

        2、現場處理(拆除,清掃等)。

        3、后勤服務人員遣散。

        4、費用結算。

        5、撰寫活動總結。包括活動所達到的目的及完成情況、活動的簡要過程、活動的主要成績和經驗、活動中存在的問題及改進意見、活動經費的結算報告等等。

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